Automatização de fluxo nos processos empresariais

Autor: Hebert Alves – Developer

Falar de processos naturalmente é falar sobre a própria técnica da modernização em busca da performance e da continuidade das atividades de forma a otimizá-las e com o tempo obter melhores respostas nos ativos financeiros das organizações.

Sabendo que um processo aumenta consideravelmente a curva de eficiência das atividades, algumas dúvidas nos são apresentadas, como por exemplo a que vamos responder neste artigo. Como otimizar um processo através da automatização?

Identificando os seus processos

A primeira etapa para automatizar um processo empresarial começa com a identificação. É muito importante ter bem definido todas as etapas de execução e interação das atividades, bem como os atores envolvidos – entendemos por atores os profissionais que rotineiramente executam atividades nos processos.

Vamos ilustrar com um case que recentemente executamos. Neste cenário o processo automatizado foi o de Abertura e Contratação de novos colaboradores para uma organização do setor de construção civil. E o seu processo está diagramado de forma simplificada na imagem abaixo.

Diagrama simplificado

Por dentro das ferramentas

O que nós utilizamos para por exemplo automatizar um processo empresarial? Bom, temos um conjunto de ferramentas a disposição. Porém iremos ressaltar as ferramentas que estão incluídas nas assinaturas de Office 365 de nossos clientes. Ressalvamos que não são todas as assinaturas que disponibilizam estas ferramentas, normalmente apenas as assinaturas de estudante e corporativa.

Share Point

Primeiro devemos organizar os dados, onde serão hospedados e como? Como estarão visíveis? Bom, para essa pergunta se encaixa perfeitamente o SharePoint Online. Que nada mais é do que um centro de serviços desenvolvido pela Microsoft com foco em intranets, portais de colaboração e grupos de trabalho. Para que as empresas possuam um repositório centralizado onde possam desenvolver todos os serviços necessários com os dados e informações.

Mas no nosso case, um dos principais recursos do Share Point é a criação de listas, que permitem que dados sejam armazenados nelas por meio de formulários pré-programados no próprio Share Point! Um recurso que ligado as outras ferramentas que iremos mostrar acrescenta e muito na produtividade de tarefas internas.

 

Site do Share Point

Power Apps

Como havíamos falado na seção sobre o Share Point, o recurso de listas é a grande sacada no Share Point, pois permite de forma simples e rápida os utilizadores terem entradas de dados consistentes e sem custo algum (nas assinaturas elegíveis). Porém fica tudo mais interessante quando, de forma fácil, podemos personalizar estes formulários para que eles entrem em padrões da organização, com todos os recursos de layout disponíveis para criar uma experiência de uso sólida e agradável.

E é neste processo de design que entra o Power Apps. Com ele é possível se conectar com diferentes fontes de dados (contas premium do Power Apps) e ele possui uma integração nativa com as listas do SharePoint permitindo redesenhar e criar incríveis aplicações conectadas de podem ser incorporadas em páginas do Share Point.

Powerapps

Power Automate

Podemos dizer que o Power Automate é a cereja do bolo no processo de automatização de processos e tarefas. Uma vez que ele atua como o hub central se ligando a um grupo de recursos. Estes recursos, chamados conectores, atuam de diferentes formas, ampliando o espectro de atuação das funcionalidades da ferramenta.

Estes conectores, por exemplo, permitem a conexão a serviços variados como: Twitter, Facebook, Instagram, Redis, Mailchip, Office 365, Outlook, Gmail. Assim sendo, é praticamente possível automatizar qualquer tarefa dentro de qualquer área ou processo.

Power Automate

 

Como ocorre a automatização

No exemplo que definimos vamos ressaltar alguns aspectos de forma simplificada e o tipo de recurso que dará lugar:

  • Relatórios e papeis que irão dar lugar a formulários e listas de dados.
  • Interação física dará lugar a e-mails.
  • Lembretes e agendas para realização das entregas darão lugar a envio automático e alertas de aprovação.
  1. Definir a lista de dados: Primeiro utilizamos o Share Point. Através dele foi possível definir uma lista de dados que iria hospedar todas as entradas relacionadas as informações que vão percorrer nosso fluxo.
  2. Estruturar os formulários e telas: No Power Apps que é uma aplicação low-code vamos desenhar os aspectos dos formulários (é possível até mesmo sistematizar um processo inteiro por ele, graças a maioria dos seus componentes gratuitos e pagos) após desenhar nossas interfaces e programar suas interações basta compartilharmos com os usuários e/ou grupos que podem ter acesso.
  3. Power Automate: A cereja do bolo| É possível fazer muita coisa no Automate, definindo fluxos automatizados com interações instantâneas, o que nos permite ir um passo além dentro das organizações. No nosso caso utilizamos um conjunto de interações que utilizam os comportamentos a sequir:
    1. Quando um item é criado no SharePoint: toda nova entrada das listas definidas no SharePoint geram uma ação automática no fluxo. Neste caso de direcionamento para aprovação seja da Diretória ou do RH.
    2. Quando um item é acionado no Power Apps: Uma interação feita a partir de uma integração direta entre Power Automate e Power Apps, acionada com um clique de botão no próprio Power Apps.
    3. Aprovação: Este componente especial permite que nossos gestores, diretores e pessoal do RH aprove ou não as nossas solicitações.

No final é um processo bem simples, é necessário apenas ter algum conhecimento de lógica e noções de usabilidade e interface para proporcionar a melhor experiência possível aos utilizadores.

Lembre-se sempre de testar o que é muito importante em qualquer processo de desenvolvimento de software se possível inicie pelas entradas e saída que você deseja alcançar, desta forma o trabalho se torna mais eficaz.

Um ganho exponencial

Podemos atestar que os ganhos são diversos. As organizações passam a contar com uma plataforma de automação e desenvolvimento fácil de aplicações para o dia a dia. Porém o maior trunfo é permitir interação instantânea e automática, sem pessoas transitando para cima e para baixo. Sem papel correndo solto dentro da organização e o sonho da digitalização dos dados se tornando real e palpável.

E por fim o maior de todos os ganhos, tempo! Ganhar tempo é essencial para o sucesso de muitos negócios e fazer com que o tempo seja otimizado e aproveitado da melhor forma em atividades que de fato vão trazer retornos aos ativos das organizações sempre foi e sempre será uma realização sem precedentes.

Não fique fora dessa!

 

Hebert Alves da Silva
Developer na SGA Tecnologia Inteligente