Um plano de ação para área de TI é uma sequência de atividades que devem ser concluídas para que uma estratégia seja bem-sucedida. Em geral, são constituídos de três elementos: tarefas específicas (o que será feito e por quem), cronogramas (quando essas atividades serão feitas e em que tempo) e recursos (que fundos específicos serão distribuídos para completar tais atividades).

Sua empresa pode ter uma grande ideia no papel, mas não ser capaz de colocá-la em prática sem um plano de ação. Afinal, transformar a intenção e as metas que traçamos em planos executáveis é um desafio. Por isso, hoje abordaremos dois métodos que, comprovadamente, funcionam nesse sentido: a análise SWOT e o 5W2H.

A análise SWOT

O grande objetivo da análise SWOT é identificar as várias características de um negócio ou projeto. Seus pontos fortes (Strenghts), fracos (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) formam o acrônimo que dá nome ao método. E todo o processo é dividido em quatro etapas: análise, seleção, avaliação e conexão.

Dentro do planejamento estratégico, poucas abordagens são tão bem estabelecidas quanto a SWOT. Entenda como fazê-la, quais são seus benefícios e por que ela constitui um plano de ação para a área de TI.

Como fazer?

Toda análise SWOT começa com a revisão dos pontos fracos e fortes de sua organização. Você notará, a partir daí, ameaças e oportunidades externas que podem afetar uma empresa ou projeto. O objetivo é capturar os fatores que se acredita serem relevantes em cada uma dessas quatro áreas supracitadas.

Somente assim conseguimos identificar e atribuir cada fator, positivo ou negativo, a uma das quatro categorias. O processo nos dá a oportunidade de analisar objetivamente um negócio (ou um departamento, como a TI).

Quais são os benefícios?

O principal benefício de uma análise SWOT é que ela tem pouco ou nenhum custo e pode ser feita quando você não tem muito tempo para resolver uma situação complexa. A partir daí, é possível tomar medidas para melhorar seu negócio, sem ter de incorrer à contratação de uma consultoria, por exemplo.

Outra vantagem é que ela se concentra nos fatores mais importantes que afetam o desenvolvimento de uma determinada área. Por meio dela, também é possível compreender melhor o seu negócio, desenvolver metas comerciais e estratégias para alcançá-las, impedindo ameaças.

Como a análise SWOT constitui um plano de ação para área de TI?

A SWOT é um plano de ação para a área de TI porque nos dá a oportunidade de traçar iniciativas estratégicas a partir de nossos problemas. E que deverão, em seguida, ser priorizadas pelo negócio. São essas iniciativas estratégicas que formam a base dos planos de ação, seja na TI ou fora dela.

Sequencie-as em tarefas, identifique os responsáveis por sua execução, determine um prazo para sua conclusão e indique alguém para o gerenciamento. Assim, sua análise SWOT vira um plano de ação.

O 5W2H

O 5W2H representa 5Ws e 2Hs: Who, What, When, Where, Why, How e How Much. Ou, em bom português, quem, o que, quando, onde, por que, como e quanto, respectivamente. Ao trabalhar em um plano de ação para a área de TI, esta é uma ferramenta muito simples e que pode ajudá-lo a pensar em oportunidades de melhorias.

Trata-se de um plano de ação qualificado, estruturado e prático, com seus estágios bem definidos. No universo corporativo, todas as atividades operacionais precisam ser rápidas e ágeis, causando erros na transmissão de informações que podem levar a perdas imensas. O 5W2H ajuda a contornar isso.

Seu propósito é esclarecer completamente todas as questões possíveis que possam surgir sobre processos de negócios. Cada letra em seu nome é a diretriz de uma fase de ação.

Como fazer?

O 5W2H é diferente de outras metodologias, além de ser extremamente funcional, porque é uma alternativa dinâmica para a solução de problemas. Ele também permite ajustes e modificações oportunas, mesmo depois de implementados os planos de ação.

Para fazê-lo você deve responder às seguintes perguntas a respeito de um problema:

• Quem são os indivíduos associados ao problema?
• O que é o problema?
• Quando o problema começou?
• Onde o problema/defeito está localizado?
• Por que o problema existe?
• Como ele ocorreu?
• Quantas pessoas já enfrentaram esse problema?

Responder essas perguntas é o suficiente para compreender uma situação e, a partir daí, traçar um plano de ação. Depois do 5W2H, tudo fica mais claro e as dúvidas dão lugar às soluções.

Quais são os benefícios?

Para empresas que sonham em crescer e fazer grandes planos, o 5W2H é muito útil. De fato, sua praticidade o torna um método simples de aplicar e ele pode ser feito em organizações de todos os portes. E isso não necessita de uma equipe especializada em sua condução. Trata-se de um recurso muito simples, que agiliza processos e, por isso, economiza dinheiro para a sua empresa.

Por que o 5W2H constitui um plano de ação para área de TI?

O 5W2H é mais que planejamento: é um plano de ação, por definição. Como ferramenta administrativa, pode ser utilizada por qualquer empresa ou departamento que detém um objetivo, como a sua TI.

Antes de aplicar essa ferramenta, porém, é necessário estabelecer uma estratégia de ação que identifica e propõe soluções para os problemas que você pretende resolver. Você pode usar brainstormings para chegar a um ponto em comum. Desde que leve em consideração que essas ações estão sendo implementadas por causa do problema e não de seus efeitos na organização.

Enfim, ao longo do processo, deve-se propor soluções distintas para os problemas encontrados e analisados, sempre se certificando de seus custos e eficácia. O 5W2H é um checklist de atividades que devem ser completadas a fim de superar um desafio. Funcionando como um mapeamento dessas atividades, ele determina o que será feito, quem terá qual responsabilidade e quanto essas ações custarão para o negócio.

Portanto, o plano de ação para área de TI mais adequado a sua organização é aquele com que seu time se sente mais confortável trabalhando. Ambos, análise SWOT e 5W2H, comprovadamente funcionam para acelerar a solução de problemas e a implementação de soluções. E aí, por qual deles você acha que vai optar? Compartilhe sua opinião conosco pelos comentários!